Como se hace una nomina

Como se hace una nomina

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Seamos sinceros. Las nóminas no son la idea que nadie tiene de un momento agradable. Si usted es propietario de una empresa o jefe, el proceso de medir los salarios, retener impuestos y rellenar los formularios de Hacienda no es, obviamente, algo que le haga ilusión.
Sin embargo, al igual que con muchos otros procesos empresariales que consumen mucho tiempo pero son importantes, la tecnología le ayudará a automatizar partes del proceso de nóminas. ¿Cuánta carga de trabajo puede aliviar? Eso depende de cuánto dinero esté dispuesto a gastar en tecnología. Puede elegir entre tres opciones:
La mejor opción la decide el diseño de su empresa. Sin embargo, cuantos más trabajadores tenga, más querrá automatizar la operación. A continuación, exponemos los pasos de cada forma de procesamiento de nóminas para ayudarle a determinar cuál es la mejor para usted. Tenga en cuenta que este es un post estrictamente educativo. Si necesita asesoramiento específico sobre las nóminas de su empresa, también puede trabajar con un especialista.
Independientemente de si utiliza un programa informático o no, el proceso de elaboración de las nóminas debe seguir unos sencillos pasos. Si ya ha hecho nóminas antes, probablemente pueda saltarse este segmento. Tenga en cuenta que el mantenimiento de los registros correctos de las nóminas requiere medidas adicionales, no sólo cuando ejecute la nómina cada ciclo de pago, sino también cuando pague sus impuestos sobre la nómina a lo largo del año.

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Muchos propietarios de negocios odian hacer las nóminas porque puede ser un trabajo difícil y que requiere mucho tiempo. Si sólo tienes unos pocos trabajadores, es posible que quieras hacerlo tú mismo en lugar de contratar a un tercero. Es posible si sigues unos sencillos pasos, consideras en qué te estás metiendo y prestas mucha atención a los detalles.
Averigüe cómo funciona el sistema de depósito directo de su banco poniéndose en contacto con él. También necesitarás el permiso de cada empleado y la información sobre sus cuentas corrientes, incluidos los números de cuenta y de ruta.
Cree una cuenta bancaria separada para emitir cheques o pagar a los empleados mediante depósito directo. Esta cuenta también puede utilizarse para depositar los fondos recibidos de los trabajadores para los impuestos federales y estatales sobre la renta, así como los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare (también conocidos como impuestos FICA) y otros números.
Para medir las retenciones para los impuestos federales, estatales y cualquier impuesto local sobre la renta, utilizará el número de la paga bruta. Calcule la exclusión de impuestos FICA, así como otras deducciones como el seguro de vida y las contribuciones al plan de jubilación.

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Un registro de nóminas es una hoja de cálculo que contiene todos los datos de cada nómina. En un registro de nóminas, se enumeran la remuneración bruta total, las retenciones totales y el salario neto total. La remuneración bruta total, las cifras de retenciones y deducciones, y el salario neto total se miden para cada empleado individual en un registro de ingresos de los empleados, y los promedios de todos los ingresos de los empleados para el período de pago son la fuente de los totales en el registro de nóminas. Un kit de software de contabilidad en línea o un programa de nóminas en línea suelen requerir un registro de nóminas.  La información del registro de nóminas se utiliza para ayudarle con algunas tareas críticas de impuestos sobre las nóminas:
Las cuentas por pagar son sumas que su empresa debe a otros pero que aún no han sido pagadas. El total de cada cheque de pago para cada categoría produce un número de cuentas por pagar a las agencias federales, estatales y a veces locales.
Si resta dinero de las nóminas de los empleados para cosas como las primas del seguro médico, las contribuciones benéficas o las prestaciones de jubilación elegibles, tendrá que contabilizar estos totales y crear cuentas por pagar para cada una de ellas, de modo que sepa cuánto debe pagar cuando llegue el momento.

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Debe obtener un número de identificación de empleo (EIN) del IRS antes de contratar empleados. El EIN también se conoce como número de identificación fiscal del empleador o formulario SS-4. El EIN es necesario para presentar los impuestos y otros documentos al Servicio de Impuestos Internos. Además, cuando se informa sobre sus empleados a las agencias estatales, el EIN es necesario. Puede solicitar un EIN en línea o poniéndose en contacto directamente con el Servicio de Impuestos Internos.
Es posible que ya disponga de un mecanismo manual, pero el establecimiento de un calendario de pagos (mensual o bimensual) suele estar dictado por la legislación estatal, siendo los pagos bimensuales los más habituales. Incluso si su empleado no trabaja todo el período, el IRS le permite retener el impuesto sobre la renta para ese período de tiempo.
La administración de las nóminas requiere un alto grado de precisión y atención a los detalles, por lo que merece la pena hacer algunos deberes para conocer sus opciones. Empieza por preguntar a otros empresarios qué sistema utilizan y si tienen alguna idea para configurar y gestionar las nóminas. En la mayoría de los casos, las opciones de administración de nóminas son internas o subcontratadas. Tú, como jefe, eres responsable de informar y pagar todos los impuestos sobre las nóminas, independientemente de la opción que elijas.

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