Formatos de contratacion de personal

Formatos de contratacion de personal

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Usted ha completado el proceso de reclutamiento, ha presentado una oferta de trabajo y el candidato la ha aceptado. Entonces, ¿qué es lo siguiente? El siguiente paso en la contratación de un nuevo empleado es rellenar los formularios de nuevo empleado necesarios para cumplir con los requisitos de papeleo federales y estatales.
Puede encontrarse con una situación en la que un empleado no presente el formulario. Si un empleado no presenta el formulario W-4 por cualquier motivo, debe retener impuestos como si el empleado no hubiera hecho valer ninguna exención.
Además, si un empleado casado no declara su condición de casado en el formulario W-4, el empleador está obligado a retener sobre la base de las tablas de retención para “empleados solteros”. Dado que los porcentajes de retención de los empleados solteros son más elevados que los de los casados, y que la cantidad de impuestos retenidos de un determinado pago salarial disminuye a medida que aumenta el número de exenciones declaradas, es fundamental que todos los empleados presenten un certificado.
Todos los empleadores, incluidos los que tienen un solo empleado, están obligados por la ley federal a informar de todas las nuevas contrataciones a la agencia estatal correspondiente. A cambio, estas agencias estatales deben enviar los datos a la lista nacional de nuevas contrataciones del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Los datos se utilizarán principalmente para dos fines:

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Para su empresa, un EIN es similar a un número de la Seguridad Social. Para pagar los impuestos federales de su negocio, necesitará un EIN. Necesitará un EIN antes de poder reclutar y pagar a los trabajadores porque estará recolectando impuestos sobre la nómina en nombre del gobierno.
Si el estado recauda impuestos sobre la renta, es posible que su empresa tenga que registrarse para obtener un número de identificación fiscal en el departamento estatal correspondiente. Si su municipio recauda impuestos sobre la renta, tendrá que solicitar también un número de identificación fiscal local.
Las empresas son responsables de pagar el impuesto estatal de desempleo en nombre de sus trabajadores. En la mayoría de los estados hay que registrarse para obtener un nuevo número de identificación fiscal para el desempleo; no se puede utilizar el número normal del impuesto sobre la renta del estado.
Además, los nuevos contratados deben rellenar los formularios federales W-4. Su empleado proporcionará detalles sobre su salario y su familia. A continuación, deberá calcular la cantidad que debe deducirse de su nómina en concepto de impuesto federal sobre la renta.
Si su estado tiene un impuesto sobre la renta, cada uno de sus trabajadores deberá rellenar un certificado de retención estatal para determinar su retención de impuestos. Otros estados, en cambio, reconocen el tipo federal W-4. Un directorio mantenido por la Oficina de Estadísticas Laborales le ayudará a determinar qué tipo necesita.

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Elija una acción de personal en el menú desplegable para ver una lista de la documentación que debe presentarse, y utilice la lista de comprobación del paquete del empleado para asegurarse de que se presentan todos los formularios necesarios.
NOTA IMPORTANTE: Debido a los cambios regulares, los formularios no deben imprimirse con demasiada antelación a la fecha de inicio del empleado. Al rellenar su paquete de nueva contratación, los nuevos empleados pueden leer los detalles en la página web de Orientación para nuevos empleados.
Por favor, tenga en cuenta que ciertos documentos tienen varias condiciones, como RP/IA, que significa que es necesario para la compensación si es apropiado, o ER/O, que significa que es la obligación del empleado pero es un formulario opcional.
Tenga en cuenta que toda la documentación necesaria para la remuneración (RP) debe presentarse en un plazo de 5 días naturales a partir de la fecha de entrada en vigor del empleado para que éste pueda recibir el pago mediante el procesamiento rutinario de la nómina. Si cualquier documentación RP está incompleta o llega después del plazo de 5 días, el empleado será facturado por una orden suplementaria, que se procesa por separado del procesamiento normal de la nómina.

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El papeleo y la legislación para los nuevos empleados son sus primeras responsabilidades cuando son contratados.

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Hay varios formularios que debe hacer completar al empleado antes de que comience a trabajar y cobre su primer sueldo.

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Para cumplir con las leyes federales y estatales, cada empleado debe rellenar estos formularios.
1. Obtener un número de identificación de empleador. Debe registrarse como empleador en el IRS y obtener un número de identificación del empleador (EIN). Este es un número genérico que casi todas las empresas requieren para los informes y pagos de impuestos sobre la nómina. Solicitar un EIN en línea es una forma rápida de obtenerlo. 2. Convertirse en miembro del Sistema de Pago del IRS. Cuando se trata de impuestos, después de haber obtenido su EIN, tendrá que registrarse en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales del IRS (EFTPS). Utilizando este sistema EFTPS, tendrá que depositar los impuestos sobre el empleo tanto de las retenciones de los empleados como de su empresa. Los empresarios no deben dar a los trabajadores instrucciones sobre cómo rellenar este formulario, sino que deben dirigirse a un artículo del IRS que aborda las preguntas más frecuentes y proporciona una calculadora de retenciones fiscales.

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