Sistemas de registro de inventarios

Sistemas de registro de inventarios

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El método de inventario permanente requiere la actualización constante de los documentos de inventario. Estas actualizaciones incluyen las ventas y las transacciones realizadas por los sistemas informáticos de los puntos de venta y las herramientas de gestión de los activos de la empresa.
El sistema de gestión de inventario permanente representa específicamente el nivel de productos disponibles, a diferencia del sistema de gestión de inventario periódico. Es, por tanto, el sistema estándar de seguimiento de inventarios utilizado por las empresas que mantienen un gran inventario.
Para garantizar la coherencia de los registros, las empresas que utilizan el método de inventario permanente emplean el recuento cíclico. Una parte del inventario se cuenta cada día mediante este sistema y la cantidad se compara con los registros de inventario.
El sistema funciona mejor cuando los terminales de punto de venta, los escáneres de código de barras inalámbricos y el software de inventario permanente son utilizados por los vendedores y los empleados para actualizar las cantidades de inventario en la base de datos contable central de la organización.
Los precios actualizados de las mercancías vendidas están cubiertos por el sistema de inventario permanente. Esto proporciona a las partes interesadas una sólida visión de la rentabilidad durante todo el año. Esto es especialmente relevante si los bancos y otros prestamistas necesitan que se mantengan ciertos registros financieros.

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Para contabilizar el inventario, existen dos sistemas: el sistema perpetuo y el sistema periódico. En el método perpetuo, por cada compra o venta de inventario se actualiza la cuenta de inventario. Sólo las empresas que vendían un número relativamente limitado de productos de alto precio utilizaban este dispositivo antes de que los ordenadores estuvieran ampliamente disponibles. En el método periódico, sólo al final de cada ciclo contable puede realizarse una evaluación cuidadosa del inventario. Cada producto disponible para la venta en ese momento se cuenta y se multiplica por su coste por unidad, y la suma de todas esas mediciones es igual al valor del inventario.

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Un sistema de inventario permanente es un método de gestión de inventarios que, mediante el uso de la tecnología, registra en tiempo real las transacciones de las existencias obtenidas o vendidas, y suele considerarse un método más eficaz que un sistema de inventario periódico.
Repasaremos las características de ambos sistemas y explicaremos por qué la mayoría de las pequeñas y medianas empresas deberían migrar a un sistema de contabilidad permanente para el inventario y por qué la perspectiva de la migración no es tan desalentadora como podría parecer.
Para actualizar los registros de inventario, un sistema de inventario periódico depende de que los empleados lleven a cabo auditorías diarias de las existencias, que suelen incluir el recuento físico del inventario disponible en el almacén y la comparación del resultado con los datos de ventas para comprobar si hay discrepancias. Se trata de una actividad que requiere mucho tiempo, sobre todo para las empresas que manejan grandes volúmenes de existencias. Sin embargo, a las empresas que no gestionan muchos pedidos les conviene utilizar un sistema de inventario periódico, como los concesionarios de automóviles.
Todas las partes interesadas tendrán acceso a los datos esenciales en cualquier momento gracias al seguimiento constante de las compras, los reembolsos, los descuentos y otras transacciones diversas. A medida que se dispone de más información, esto ayuda a las empresas a mantenerse al día con la demanda en tiempo real y a realizar los cambios necesarios. Esto es especialmente crucial a medida que una organización se vuelve más compleja.

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Pregunta: Las variaciones entre un sistema de inventario permanente y un sistema de inventario periódico se trataron brevemente en un capítulo anterior. Un sistema perpetuo mantiene una base de datos continua de todas las cosas presentes, que también se basa en el código de barras y el escaneo de máquinas. ¿Cómo se realiza el registro en un método perpetuo de una compra de inventario?
Respuesta: Sistema de contabilidad que mantiene un registro continuo de todos los artículos del inventario cuando un sistema de inventario permanente; registra el aumento y la disminución de las cuentas de inventario a medida que se producen, así como el costo de los productos vendidos hasta la fecha. En el uso, todas las adiciones y reducciones se rastrean en el stock de la cuenta T. Así, técnicamente, la cantidad contenida en cualquier momento en la cuenta del libro mayor sería similar a la mercancía físicamente disponible. Los errores de registro y las pérdidas, como los robos y las roturas, provocan en la práctica algunas incoherencias (esperemos que sean pequeñas). En consecuencia, los registros del inventario deben conciliarse ocasionalmente con los artículos presentes en la actualidad para restablecer la continuidad, incluso con un método perpetuo.

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